法人スマホと個人情報保護｜写真・連絡先・位置情報

端末に入りやすい個人データ

アドレス帳の顧客・取引先の氏名と電話番号
名刺管理アプリやカメラで撮った名刺の画像
点検・工事・配送の現場写真（表札や車のナンバーが写り込むもの）
チャットやメールでやり取りした住所、注文内容
従業員自身の位置情報や通話履歴

まず自社のスマホにどの種類のデータが入るかを書き出すと、紛失時の判断が早くなります。

漏えい時に報告が必要になる4つの場面

個人情報保護委員会の案内では、民間事業者が委員会への報告を求められるのは、次のいずれかに当たる漏えい等（またはそのおそれ）がある場合です。

要配慮個人情報が含まれる個人データ
不正に利用されると財産的被害が生じるおそれがある個人データ
不正の目的をもって行われたおそれがある行為による漏えい等（主体には従業者だけでなく盗難等の第三者も含まれる）
本人の数が1,000人を超えるもの

報告は、発覚日から3〜5日以内の速報と、30日以内（不正の目的のおそれがある場合は60日以内）の確報の2段階とされています。スマホが盗まれた場合は3番目に当たる可能性があるため、「盗難か紛失か」の聞き取りと記録が大切です。報告の要否は個別の事情で変わるため、判断に迷う場合は委員会の窓口や弁護士に確認してください。

ふだんの管理で減らせること

個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）は、事業者が講じるべき安全管理措置として、組織的・人的・物理的・技術的な措置を示しています。スマホに当てはめると、次のような対応が考えられます。

措置の種類	スマホでの例
組織的	端末台帳と利用者の記録、紛失時の連絡体制
人的	配布時の説明と誓約、定期的な注意喚起
物理的	画面ロック、持ち出し時の管理、廃棄時の初期化
技術的	MDMでの設定強制、業務データを端末に保存しない設計

従業員の位置情報を扱うとき

MDMや紛失対策で端末の位置情報を取得できる設定にすると、従業員の居場所が分かることになります。取得する目的（紛失時の捜索に限る、業務時間中の配車に使うなど）、見られる人、保存期間を就業規則や利用規程に書き、配布時に説明しておきます。Androidの仕事用プロファイルのように、個人用のアプリやデータ、使用状況が組織に公開されない仕組みもあるため、私物端末を使う場合はこうした分離の方式を選ぶことも検討します。

紛失時に確認する順番

いつ、どこで、どのように手元からなくなったか（置き忘れか、盗まれたか）
画面ロックと暗号化が設定されていたか（MDMの記録で確認）
端末にどの種類の個人データが入っていたか（アドレス帳、写真、チャット）
本人の数はおよそ何人分か
遠隔ロックや消去を実行したか、その結果

この順で記録しておくと、報告の要否の判断や、速報・確報の作成に必要な情報がそろいます。

あわせて、紛失を知らせる社内の連絡先と、記録を書き込む様式を、端末を配るときに渡しておきます。発覚直後の聞き取りが後からではできないことも多いため、本人が覚えているうちに記録することが大切です。

社内の規程には、業務で撮った写真や取引先の連絡先を私用のアプリやクラウドへ移さないことも書いておきます。私用のサービスに移った個人データは、会社が把握も削除もできなくなるためです。

規程は作って終わりにせず、年に1回程度、配布時の説明と同じ内容を全員に再度伝えると、新しく入った社員にも同じ基準が行き渡ります。紛失や誤送信が起きたときの社内の連絡先は、その都度最新のものに更新します。

相談先・申込先の選び方

個人情報の扱いは、回線の契約先を変えても解決しません。MDMや業務アプリの設定、社内規程が中心になります。契約先に相談する際は、紛失時に回線をすぐ止められる窓口の受付時間と、端末の位置確認やロックを行う機能の有無を確認します。法的な判断が必要な場面では、個人情報保護委員会の相談窓口や弁護士に相談してください。

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