法人携帯の請求を部署別に分ける方法｜法人スマホ・携帯の選定ガイド

携帯会社の請求の仕組みを確認する

NTTドコモビジネスの「料金関連サービス」では、次のような仕組みが案内されています。

一括請求サービス：拠点ごとに分かれていた請求書を一つにまとめられる（全回線の契約者名義と請求書送付先名義が同一の場合などに限る）
請求書分割サービス：ビジネス利用分とプライベート利用分で請求書を分けられる
ご利用料金管理サービス（法人限定）：請求内訳と料金明細内訳のデータをインターネット上に集約し、分析や集計に使える。初期費用・月額利用料は無料で、適格請求書のPDFダウンロードや、条件によりCSVデータの提供もある

ソフトバンクは法人コンシェルサイトの「ご利用料金分析サービス」から電子押印付き請求書をPDFでダウンロードでき、紙より約5日早く入手できると案内しています。KDDIは法人向けポータル「My KDDI Biz」（旧KDDI ビジネスオンラインサポート）を提供しています。使える機能は契約内容によって違うため、営業担当者に確認します。

社内で分けるための3つの方法

方法	やり方	向いている会社
請求グループを部署ごとに分ける	契約時に請求先のグループを部署単位で作る	部署ごとに予算を持つ会社
明細データを台帳で集計	回線別の明細CSVと台帳の「部署」を電話番号で突き合わせる	異動が多く、請求グループの変更が追いつかない会社
定額で配賦	1回線いくらで各部署に配る。差額は本社負担	回線ごとの利用料の差が小さい会社

毎月の確認で見るところ

台帳にない電話番号が請求に含まれていないか
退職・返却済みの回線に請求が続いていないか
前月から大きく増えた回線（通話料、データ追加、有料サービス）
割引の条件の回線数を下回っていないか

使いすぎの早期発見には、NTTドコモビジネスの「一定額到達通知サービス」のように、設定額を超えたらメールで知らせる仕組みも使えます。

私用分がある場合

会社支給の端末で私用の通話を一定範囲認める場合は、どこまでを会社負担にするかを規程に書きます。請求書分割サービスのように、業務と私用を分けて請求できる仕組みがあれば、精算の手間を減らせます。税務上の扱いは法人携帯の経費処理で残す資料を参照し、個別の判断は税理士に確認してください。

集計表の作り方

明細データを使う場合は、毎月同じ形式で取り込める表を用意します。明細の電話番号をキーにして、台帳の部署と利用者を引き当て、部署ごとの合計を出します。台帳に見つからない番号は「不明」として別に集計し、翌月までに台帳を直します。割引が回線全体にまとめて付く場合は、割引額を回線数で割って各部署に戻すなど、按分の決まりを一度決めて毎月同じ方法で計算します。

部署別の数字を何に使うか

集計した部署別の費用は、予算の管理だけでなく、プランの見直しにも使えます。ある部署だけ通話料が多いなら通話オプションの見直し、データ追加の購入が多いならデータ容量の区分の見直し、というように、次の契約の条件を決める材料になります。年度の終わりに1年分を並べ、回線数と1回線あたりの平均額の推移を確認しておくと、次の見積もり依頼で今の実績として使えます。

集計のルールは1枚の文書にまとめ、担当者が替わっても同じ方法で計算できるようにしておきます。按分の方法を途中で変える場合は、変更した月と理由を記録し、前年との比較で数字がずれないように注記します。経理の締め日と請求データの取得日の関係も確認しておくと、月次の作業が滞りにくくなります。

請求の分け方を変えるときは、契約先によって手続きの窓口や締め日の扱いが違うため、変更が反映される月を事前に確認しておきます。