法人スマホを全社配布する工程表｜説明会から受領書まで

工程表の例（配布日の6週間前から）

初期設定は購入経路で決まる

iPhoneは、Appleや正規販売店・携帯電話会社から購入してApple Businessにひも付けておくと、起動した時点でデバイス管理サービスに登録され、管理設定が適用されるとAppleは案内しています。Androidのゼロタッチ登録も、販売パートナーが端末を会社のアカウントに割り当て、電源を入れると設定が入る仕組みです。全社配布の規模では、これらに対応した発注にしておくと、配布前の設定作業を大きく減らせます。

説明会で伝えること

総務省のテレワークセキュリティのチェックリストには、従業員への周知事項として次のような項目があります。説明会の資料にそのまま使えます。

• 許可した端末だけを業務に使うこと
• アプリは公式アプリケーションストアから入れること
• 端末から離れるときは画面をロックすること
• OSとアプリのセキュリティアップデートを適用すること
• 不審なメールのURLや添付ファイルを開かないこと
• 事故やそのおそれがあるときの緊急連絡先

このほか、業務データの保存場所、私用の範囲、紛失時の連絡先、返却のルールを説明します。説明会に出られない社員のために、同じ内容の資料と動画を用意しておくと、後から入社した社員にも使えます。

受領書と旧端末

受領書には、端末の機種と識別番号、電話番号、付属品、受け取った日、利用規程に同意したことを記入してもらいます。旧端末は回収した日を記録し、業務データの移行が済んだことを確かめてから初期化します。レンタル端末は返却の期限を確認し、回収が遅れないよう部署ごとに締め切りを決めます。

問い合わせを減らす準備

配布直後は、同じ質問が何度も届きます。試験配布で出た質問をもとに、よくある質問（ログインできない、メールが届かない、写真の保存先、紛失時の連絡先）を1枚にまとめ、端末と一緒に渡します。問い合わせの窓口と受付時間を明確にし、配布から2週間は担当者を増やしておくと、業務の停止を短くできます。

部署ごとの配布の順番

全社に一度に配るより、部署ごとに日を分けると、問い合わせや不具合への対応が追いつきます。最初は情報システムに近い部署や、協力的な部署から始め、手順の問題を直してから、外回りの多い部署や拠点に広げます。拠点に送る場合は、受け取りの担当者と、説明会をオンラインで行う日時を決めておきます。旧端末の回収も、配布と同じ部署単位で締め切りを設けると進めやすくなります。

工程表は、配布が終わった後に実際にかかった日数と問い合わせの件数を書き込んで保存します。次に入れ替えるときに、同じ表をもとに日程と人手を見積もれます。

配布の前日までに、各部署の窓口担当者へ当日の流れと持ち物（旧端末、充電器、身分証明など）を伝えておくと、当日の受け渡しがスムーズになります。配布の当日に設定の不具合が見つかった端末は、無理に渡さず、予備の端末に切り替えて後日対応します。

相談先・申込先の選び方

全社配布の見積もりでは、端末と回線の費用に加えて、初期設定の代行、説明会の実施、旧端末の回収とデータ消去を相談先に任せられるかと、その費用を確認します。配布前の設定項目は法人スマホのキッティング手順、配布前の試験は法人スマホ導入前の試験運用にまとめています。

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